Uređenje kancelarije nije samo pitanje izbora stolova, stolica i nekoliko dekorativnih detalja. Poslovni prostor treba da prati način na koji zaposleni zaista rade tokom dana. Nekome je potrebna tišina za koncentraciju, drugi deo tima često sarađuje, dok sastanci, telefonski razgovori i kratke konsultacije zahtevaju zasebne zone. Ako se sve aktivnosti odvijaju na istom mestu, čak i velika kancelarija može postati nepraktična.

Dobro osmišljen raspored može olakšati kretanje, smanjiti ometanje i omogućiti bolje korišćenje raspoložive površine. Pritom nije neophodno imati mnogo kvadrata. Često su važniji pravilno pozicioniranje nameštaja, kontrola prirodnog svetla, dovoljno prostora za odlaganje i jasno razdvajanje različitih aktivnosti.

Zato uređenje poslovnog prostora treba započeti analizom svakodnevnog rada. Broj zaposlenih jeste važan, ali nije jedini podatak koji određuje raspored. Potrebno je uzeti u obzir koliko često zaposleni rade zajedno, koliko vremena provode za računarom, da li se u kancelariji primaju klijenti i koji delovi prostora zahtevaju više privatnosti.

Raspored radnih mesta treba prilagoditi načinu rada

Postavljanje što većeg broja stolova u raspoloživi prostor retko predstavlja dobro rešenje. Radno mesto mora imati dovoljno prostora za stolicu, računar, potrebnu dokumentaciju i nesmetano kretanje. Ako su stolovi postavljeni preblizu jedni drugima, zaposleni se češće međusobno ometaju, a kancelarija deluje neuredno čak i kada je dobro održavana.

Raspored treba povezati sa vrstom poslova koji se obavljaju. Timovi koji često sarađuju mogu imati grupisana radna mesta, dok zaposlenima kojima je potrebna koncentracija više odgovaraju mirniji delovi kancelarije. Tako se prostor organizuje prema stvarnim potrebama, umesto prema jednostavnom pravilu da svaki slobodan deo treba popuniti nameštajem.

Važni su i prolazi između stolova, ormara i drugih elemenata. Jasne komunikacione putanje smanjuju nepotrebno kretanje kroz radne zone. Zaposleni tada mogu prići štampaču, dokumentaciji ili izlazu bez ometanja kolega koji rade.

Odvojene zone mogu rešiti problem buke i ometanja

Savremena kancelarija često mora da podrži nekoliko različitih aktivnosti istovremeno. Dok jedan zaposleni razgovara telefonom, drugi može pripremati izveštaj koji zahteva visok nivo koncentracije. Ako između ovih aktivnosti ne postoji nikakvo prostorno razdvajanje, buka brzo postaje problem.

Nije uvek potrebno graditi dodatne zidove. Police, staklene pregrade, akustični paneli i pažljivo postavljen nameštaj mogu pomoći u stvaranju funkcionalnih zona. Posebno je korisno izdvojiti prostor za sastanke i duže telefonske razgovore od dela kancelarije namenjenog individualnom radu.

Zajedničke zone takođe treba planski pozicionirati. Aparat za kafu, štampač ili mesto za kratke konsultacije prirodno privlače više ljudi i stvaraju buku. Ako se nalaze neposredno uz radne stolove, mogu predstavljati stalan izvor ometanja. Njihovim pomeranjem u manje osetljiv deo kancelarije moguće je poboljšati uslove rada bez velikih ulaganja.

Rolo zavese za prozore pomažu u kontroli dnevnog svetla

Veliki prozori predstavljaju prednost poslovnog prostora jer omogućavaju korišćenje prirodne svetlosti, ali tokom određenih delova dana mogu stvoriti probleme. Direktno sunce može napraviti odsjaj na monitorima, otežati rad i dodatno zagrejati prostoriju. Potpuno zatvaranje prozora ne mora biti najbolje rešenje jer kancelarija tada gubi jednu od svojih najvećih prednosti – dnevno svetlo.

Rolo zavese za prozore omogućavaju jednostavno prilagođavanje količine svetlosti potrebama određenog radnog mesta. Mogu se spustiti samo kada sunce direktno pada na ekran ili radnu površinu, a ostatak dana ostaviti podignute. Na taj način zaposleni ne moraju da biraju između jakog sunca i potpuno zatamnjene kancelarije.

Prilikom izbora važno je razmotriti gustinu i boju materijala. Za kancelarije u kojima je cilj smanjivanje odsjaja mogu odgovarati materijali koji filtriraju svetlost, dok prostorije u kojima se održavaju prezentacije mogu zahtevati veći stepen zatamnjenja. Dimenzije takođe treba precizno prilagoditi prozorima kako bi sistem mogao nesmetano da se koristi.

Kancelarijski nameštaj treba birati prema funkciji

Atraktivan sto neće mnogo značiti ako nema odgovarajuću radnu površinu, baš kao što moderna stolica nije dobar izbor ako ne pruža potrebnu podršku tokom višesatnog sedenja. Zato funkcionalnost treba da bude prvi kriterijum pri izboru kancelarijskog nameštaja.

Radni stolovi treba da omoguće organizaciju opreme bez gomilanja stvari. Monitor, tastatura, dokumentacija i drugi predmeti koji se svakodnevno koriste moraju imati svoje mesto. U suprotnom, radna površina brzo postaje pretrpana, što otežava organizaciju.

Kod stolica je posebno važna mogućnost podešavanja. Visina sedišta, položaj naslona i podrška za leđa treba da omoguće prilagođavanje različitim korisnicima. Jedan model stolice ne odgovara svakoj osobi na isti način, pa mogućnost podešavanja predstavlja praktičnu prednost u kancelarijama sa većim brojem zaposlenih.

Prostor za odlaganje sprečava stvaranje svakodnevnog nereda

Dokumenti, kancelarijski materijal, kablovi, rezervna oprema i lične stvari zaposlenih lako mogu zauzeti veliki deo radnih površina. Zato prostor za odlaganje treba planirati istovremeno sa radnim mestima, a ne tek kada se pojavi problem sa nedostatkom prostora.

Ormari i fioke koje zaposleni koriste svakodnevno treba da budu lako dostupni. Arhiva i materijal koji se koristi povremeno mogu se smestiti dalje od glavnih radnih zona. Takva podela omogućava da najpotrebnije stvari budu pri ruci, dok ostatak ne zauzima dragocen prostor.

Vertikalne površine takođe mogu biti korisne. Visoki ormari i zidne police povećavaju kapacitet za odlaganje bez zauzimanja dodatne površine poda. Ovo je posebno praktično u manjim kancelarijama u kojima svaki kvadratni metar treba racionalno iskoristiti.

Veštačko osvetljenje treba dopuniti prirodnim svetlom

Čak i kancelarija sa velikim prozorima zahteva dobro planirano veštačko osvetljenje. Prirodna svetlost menja se tokom dana, a u zimskim mesecima dostupna je znatno kraće. Zbog toga radna mesta moraju imati dovoljno svetla nezavisno od spoljašnjih uslova.

Opšte plafonsko osvetljenje treba ravnomerno da pokrije prostor, ali pojedina radna mesta mogu zahtevati dodatne izvore svetlosti. Posebno treba izbegavati raspored kod kojeg rasveta stvara neprijatne refleksije na monitorima ili jake razlike između svetlih i tamnih delova kancelarije.

Važno je posmatrati prirodno i veštačko osvetljenje kao jedan sistem. Pozicija stolova, prozora, zaštite od sunca i rasvetnih tela treba da bude međusobno usklađena. Tako se stvaraju stabilniji uslovi za rad tokom različitih delova dana.

Prostor za sastanke ne mora zauzimati veliki deo kancelarije

Posebna sala za sastanke jeste korisna, ali nije dostupna u svakom poslovnom prostoru. U manjim kancelarijama može se napraviti izdvojena zona sa stolom i nekoliko stolica koja će služiti za kratke interne razgovore ili sastanke sa manjim brojem ljudi.

Važno je da takva zona ne ometa zaposlene koji u isto vreme obavljaju svoje zadatke. Staklene ili akustične pregrade mogu pružiti određeni nivo privatnosti bez vizuelnog smanjivanja prostora. Ako kancelarija prima klijente, mesto za sastanke treba da bude lako dostupno kako posetioci ne bi prolazili kroz sve radne zone.

Oprema takođe treba da prati način korišćenja. Ekran za prezentacije, dovoljan broj priključaka i stabilna internet veza mogu biti važniji od velike količine dekoracije. Cilj je da prostor omogući jednostavno održavanje sastanka bez dodatnog premeštanja opreme i nameštaja.

Dobro uređena kancelarija može se prilagođavati promenama

Potrebe kompanije ne ostaju iste godinama. Broj zaposlenih može se promeniti, mogu nastati novi timovi, a način rada može zahtevati drugačiju organizaciju prostora. Zbog toga kancelariju nije dobro uređivati tako da svaka buduća promena zahteva velike radove.

Modularni stolovi, pokretne pregrade, samostalni ormari i drugi elementi koji se mogu jednostavno premestiti omogućavaju lakše prilagođavanje. Takav pristup posebno odgovara kompanijama koje očekuju rast ili povremeno menjaju organizaciju timova.

Uspešno uređena kancelarija zato nije samo prostor koji dobro izgleda prvog dana. Njena prava vrednost vidi se kroz svakodnevnu upotrebu. Kada svaki deo ima jasnu funkciju, svetlost se može kontrolisati, oprema je dostupna, a raspored može da prati promene u poslovanju, kancelarija postaje funkcionalna podrška radu umesto prostora kojem zaposleni stalno moraju da se prilagođavaju.